Feedback geven: 5 regels en voorbeelden, ook op papier

Feedback geven komt neer op één ding: u beschrijft concreet gedrag en het effect ervan, zodat de ander weet wat er herhaald of veranderd kan worden. Alle regels en methoden die u online vindt, zijn varianten daarvan.

Bijna al dat advies gaat over een gesprek. U zit tegenover iemand, u gebruikt een ik-boodschap en de ander kan reageren. Toch wordt veel feedback op het werk geschreven: in een feedbackformulier, een zelfevaluatie, een 360 graden feedbackronde of de voorbereiding van een functioneringsgesprek. Daar kan niemand navragen wat u bedoelde, en daar doen vage woorden de meeste schade.

Hieronder staan vijf regels, de soorten feedback, drie bekende methoden, vage en concrete zinnen naast elkaar, en wat u op papier anders doet. Waar een tool helpt, zeg ik dat erbij, en ook waar u er geen nodig hebt.

Belangrijkste punten

• Goede feedback beschrijft één concreet moment, het gedrag en het effect. “Je bent slordig” is een oordeel; “in de offerte van dinsdag stonden twee verkeerde prijzen” is feedback.
• De vijf regels: één moment, het effect, vanuit uzelf, snel en één punt tegelijk, en afsluiten met ruimte of een concreet verzoek.
• Er bestaat geen officiële lijst van drie soorten feedback. De gangbare indeling is positief, corrigerend en ontwikkelgericht.
• Op papier gaat feedback vaker mis, omdat niemand kan doorvragen. Schrijf per opmerking één moment op en vervang bijvoeglijke naamwoorden door wat er gebeurde.
• Een vraag die beschrijft wat een hoge score betekent, levert in mijn ervaring concretere antwoorden op dan de instructie “wees specifiek”.

Wat is goede feedback?

Feedback is informatie over gedrag die de ander kan gebruiken. Goede feedback beschrijft wat u zag of hoorde, op een bepaald moment, en wat het effect was. Dat geldt voor complimenten net zo goed als voor kritiek.

Constructieve of opbouwende feedback is feedback waarmee de ander iets kan doen. Die feedback kan positief zijn (“dit werkte, doe het vaker”) of corrigerend (“dit ging mis, zo kan het anders”). Wat feedback constructief maakt, is dat die over gedrag gaat en een richting geeft.

Het verschil tussen een eigenschap en gedrag is de kern van alles wat volgt. “Je bent slordig” gaat over iemand als persoon en laat alleen ruimte voor verdediging. “In de offerte van dinsdag stonden twee verkeerde prijzen, en de klant belde erover” beschrijft iets wat gebeurd is, en daar valt iets aan te doen.

De 5 regels voor feedback geven

Op internet vindt u lijstjes met vier, vijf of tien feedbackregels. De kern is overal hetzelfde. Dit zijn de vijf die ik zelf gebruik:

1. Beschrijf één concreet moment. Wat zag of hoorde u, en wanneer? “In het klantoverleg van donderdag” is genoeg.
2. Benoem het effect. Op het werk, de klant of het team. Zonder effect klinkt feedback als een persoonlijke voorkeur.
3. Spreek vanuit uzelf. “Ik zag” en “ik merkte” laten ruimte voor de andere kant van het verhaal, terwijl “jij doet altijd” die ruimte wegneemt.
4. Geef het snel, en één punt tegelijk. Een week later is het moment vervaagd, en drie punten in één keer voelen als een afrekening.
5. Sluit af met ruimte of een verzoek. Vraag hoe de ander het zag, of zeg wat u voortaan graag zou zien.

Wie met vier regels werkt, voegt meestal de laatste twee samen. De eerste twee dragen het meeste gewicht: zonder concreet moment en effect helpt geen enkele methode.

“Altijd” en “nooit” verdienen een aparte waarschuwing. “Je bent altijd te laat” nodigt uit tot één tegenvoorbeeld, en daarmee is de hele opmerking van tafel. “De afgelopen drie weken was je twee keer te laat bij de stand-up” valt niet weg te redeneren.

Welke soorten feedback zijn er?

Op de vraag welke drie soorten feedback er zijn, bestaat geen officieel antwoord. Verschillende bronnen geven verschillende lijstjes. Twee indelingen komen het vaakst voor.

De eerste gaat over het doel van de feedback:

• Positieve feedback bevestigt gedrag dat goed werkte, zodat de ander het herhaalt.
• Corrigerende feedback wijst op gedrag dat beter anders kan.
• Ontwikkelgerichte feedback kijkt vooruit naar wat de ander kan leren of uitproberen.

De tweede indeling komt uit het onderwijs en gaat over de vraag die de feedback beantwoordt: feed up (waar werkt iemand naartoe?), feedback (hoe gaat het nu?) en feedforward (wat is de volgende stap?). Vooral het woord feedforward wordt ook op het werk gebruikt, voor feedback die alleen vooruitkijkt.

In de praktijk is de eerste indeling het nuttigst, omdat ze laat zien dat positieve feedback dezelfde zorg verdient als corrigerende. Stel u een teamleider voor die na elke oplevering “goed gedaan” zegt. Na een paar maanden luistert niemand er nog naar, en de medewerkers weten niet welk deel van hun werk het compliment verdiende. Wie niet weet wat goed was, kan het ook niet bewust herhalen.

Methoden: ik-boodschap, 4G en de sandwich

Er zijn tientallen feedbackmethoden. Drie daarvan kom ik het vaakst tegen.

De ik-boodschap beschrijft wat u zag en wat het met u of het werk deed, zonder de ander een etiket te geven. Een voorbeeld: “Ik zag dat de cijfers pas om tien uur binnen waren, en daardoor konden we ze voor het overleg niet meer controleren.”

4G zet vier stappen achter elkaar: gedrag, gevolg, gevoel en gewenst gedrag. “Je onderbrak je collega twee keer in het overleg. Daardoor kwam het voorstel niet af. Ik vond dat jammer, want het was een goed voorstel. Wil je collega’s voortaan laten uitpraten?”

Het Engelse SBI-model (situatie, gedrag, impact) is hetzelfde idee in drie stappen.

De sandwichmethode verpakt kritiek tussen twee complimenten. Ik gebruik die methode niet.

In een gesprek wacht de ander op het “maar”, en daarna komt het tweede compliment niet meer aan. Op papier is het erger: de lezer zoekt de kritiek op en leest de complimenten als verpakking. Geef positieve en corrigerende feedback liever los van elkaar, elk met een eigen moment.

Voorbeelden van feedback: vaag en concreet naast elkaar

De voorbeeldzinnen staan in de je-vorm, zoals collega’s op de meeste Nederlandse werkplekken met elkaar praten.

Situatie	Vaag	Concreet
Positief, aan een collega	”Goed gedaan met de presentatie."	"Je begon met de vraag van de klant en pas daarna met onze slides. Daardoor bleef de klant er het hele uur bij.”
Positief, aan een medewerker	”Je bent een echte teamspeler."	"Vorige week nam je de telefoon over toen je collega ziek was, zonder dat iemand erom vroeg.”
Positief, aan een leidinggevende	”Fijne leidinggevende."	"Toen het project vastliep, gaf je ons een dag om zelf een oplossing te zoeken. Dat gaf vertrouwen.”
Corrigerend, aan een collega	”Je communicatie kan beter."	"In de mail aan de klant van maandag stond geen leverdatum. De klant belde twee keer om die na te vragen.”
Corrigerend, aan een collega	”Je bent altijd te laat."	"De afgelopen drie weken kwam je twee keer tien minuten te laat bij de stand-up, en we begonnen zonder jouw update.”
Corrigerend, aan een medewerker	”Je moet meer initiatief nemen."	"Bij het probleem met de levering wachtte je tot ik ernaar vroeg. Ik had het graag dezelfde dag van je gehoord.”
Corrigerend, aan een leidinggevende	”Je bent slecht bereikbaar."	"Mijn vraag over het budget lag vier dagen open. Kun je aangeven wanneer ik een antwoord kan verwachten?”
Ontwikkelgericht	”Werk aan je presentatievaardigheden."	"Probeer in het volgende kwartaaloverleg je conclusie in de eerste minuut te geven. Nu kwamen de vragen pas aan het eind.”

Elke concrete zin noemt een moment en een effect, en geen enkele bevat een bijvoeglijk naamwoord over de persoon. Meer voorbeelden, per situatie en met de sterke versie naast de vage, staan in 42 voorbeelden van feedback aan collega’s. Daar schrijft u in ongeveer een minuut ook uw eigen feedback vanuit een echt moment.

Feedback op papier: formulier, zelfevaluatie en 360 graden feedback

Alle regels voor feedback geven werken beter in een gesprek dan op papier, om een eenvoudige reden: in een gesprek kan de ander doorvragen. “Wat bedoel je met communicatie?” Op een formulier kan dat niet. De zin blijft staan zoals u die schreef, en de lezer vult de rest zelf in, meestal negatiever dan u bedoelde.

Daar komen twee dingen bij. Geschreven feedback wordt bewaard, waardoor “altijd” en “nooit” lezen als een vonnis. En schriftelijke feedback wordt vaak voor meerdere collega’s tegelijk ingevuld, aan het eind van een drukke week, en dan is “goed” de snelste zin.

Stel u een 360 graden feedbackronde voor met vijf feedbackgevers. Vier van hen schrijven bij samenwerking “communiceert goed” of “fijne collega”. De vijfde beschrijft een overleg waarin een besluit viel zonder dat het team ervan wist. De medewerker leest vijf opmerkingen, en alleen de laatste bevat iets waarmee te werken valt: de vier complimenten zeggen niet wat er goed ging.

Drie gewoonten maken geschreven feedback bruikbaar:

1. Eén moment per opmerking. Schrijf het ene moment op waarop iemand behulpzaam was, in plaats van “is behulpzaam”.
2. Vervang bijvoeglijke naamwoorden door wat er gebeurde. Woorden als duidelijk, proactief en slordig zijn conclusies. Schrijf op wat u zag, dan trekt de lezer de conclusie zelf.
3. Schrijf op wat u vaker wilt zien. Bij een ontwikkelpunt helpt één zin over gewenst gedrag meer dan een alinea over wat er misging.

Vraagt u collega’s om schriftelijke input voor de voorbereiding van een functioneringsgesprek, stuur deze drie gewoonten dan mee in de uitnodiging.

Ook het formulier zelf maakt uit. Een vraag als “Hoe communiceert deze collega?” lokt een algemeen antwoord uit. Een vraag met een gedragsindicator (een beschrijving van wat een hoge score in de praktijk betekent), zoals “deelt risico’s met het team zodra ze opduiken”, geeft de feedbackgever iets concreets om het eigen antwoord aan af te meten.

Zo werken de vragen in Lynxify.me: elke vraag kan zo’n beschrijving hebben, en per competentie kan een feedbackgever een toelichting schrijven. U kunt het ook zonder software overnemen door onder elke vraag op uw formulier één zin te zetten over hoe goed eruitziet.

Feedback ontvangen

Ontvangen is een eigen onderwerp, dus kort. Luister tot het eind zonder uit te leggen. Vraag om één voorbeeld als de feedback vaag is: “Kun je een moment noemen?”

Bedank de ander, ook als u het er niet mee eens bent, want bedanken betekent nog niet dat u alles overneemt. Besluit later, met wat afstand, wat u ermee doet.

Feedback is af als de ander weet wat er morgen anders kan

Alle regels en methoden voor feedback geven hebben één doel: dat de ander na het gesprek of na het lezen weet wat goed ging en wat beter kan. Toets uw feedback daarop voordat u op verzenden drukt. Kunt u bij elke opmerking het moment aanwijzen waar die over gaat, dan is de feedback bruikbaar, in een gesprek en op papier.

Organiseert u feedback van meerdere collega’s tegelijk, dan helpt een vaste vorm met vragen die zeggen wat een hoge score betekent. Dat kan in een eigen formulier, of in Lynxify.me, waar u gratis begint met het Starter-abonnement. Start uw eerste feedbackronde. De app van Lynxify.me is nog niet in het Nederlands beschikbaar; Nederlandstalige gebruikers werken in de Engelse versie.

Veelgestelde vragen over feedback geven

Wat zijn de 4 regels voor feedback geven?

De vier die het vaakst genoemd worden: beschrijf concreet gedrag op één moment, benoem het effect, spreek vanuit uzelf en geef de ander ruimte om te reageren. Sommige bronnen noemen vijf of tien regels. De kern is overal dezelfde: een concreet moment en het effect ervan.

Welke 3 soorten feedback zijn er?

Er bestaat geen officiële lijst van drie. De gangbaarste indeling is positieve feedback (gedrag bevestigen), corrigerende feedback (gedrag bijsturen) en ontwikkelgerichte feedback (vooruitkijken). In het onderwijs gebruikt men ook feed up, feedback en feedforward: waar werkt iemand naartoe, hoe gaat het nu en wat is de volgende stap.

Wat is constructieve feedback?

Constructieve feedback, ook wel opbouwende feedback genoemd, is feedback waarmee de ander iets kan doen. Goede constructieve feedback beschrijft concreet gedrag en het effect ervan, en geeft een richting. Die feedback kan positief of corrigerend zijn. Wat telt, is dat die over gedrag gaat in plaats van over iemands karakter.

Hoe geeft u feedback aan een collega zonder dat het persoonlijk wordt?

Beschrijf een moment in plaats van een eigenschap. ‘Je bent slordig’ gaat over de persoon; ‘in de offerte van dinsdag stonden twee verkeerde prijzen’ gaat over iets wat gebeurd is. Spreek vanuit uzelf, houd het bij één punt en vraag hoe de ander het zag.

Kunt u feedback beter schriftelijk of mondeling geven?

Corrigerende feedback werkt mondeling meestal beter, omdat de ander kan doorvragen. Schriftelijke feedback is onvermijdelijk in formulieren, zelfevaluaties en 360 graden feedback. Schrijf dan per opmerking één concreet moment op en vermijd ‘altijd’ en ‘nooit’, want op papier lezen die woorden als een oordeel.