Feedback geven: 5 regels en voorbeelden, ook op papier
Lees het artikel Delivering Feedback
Hieronder staat een compleet 360 graden feedback formulier dat u direct kunt gebruiken: drie competenties met negen beoordelingsvragen, een vierde competentie voor leidinggevenden, drie open vragen en een versie voor de zelfevaluatie. Bij elke vraag staat wat een hoge score in de praktijk betekent. U kopieert het formulier van deze pagina of downloadt het als Word-bestand of pdf, zonder dat u een e-mailadres hoeft achter te laten.
De meeste formulieren die u online vindt, vragen naar eigenschappen: “Hoe beoordeelt u de communicatie van [naam]?” Elke feedbackgever vult daar iets anders in, en het gemiddelde zegt weinig. Dit formulier vraagt naar gedrag dat iemand zelf heeft gezien, en zegt erbij hoe goed gedrag eruitziet.
Dit formulier werkt op papier, in een gedeeld document of in een tool voor 360 graden feedback. Hoe u een hele ronde organiseert, leest u in het artikel over 360 graden feedback.
Belangrijkste punten
- Een bruikbaar 360 graden feedback formulier heeft vijf onderdelen: uitleg, schaal, vragen per competentie, “geen zicht op” en open vragen.
- Zet onder elke vraag een gedragsindicator, een zin over wat een hoge score in de praktijk betekent. Dan lezen alle feedbackgevers de vraag op dezelfde manier.
- Houd de vragenlijst kort: negen beoordelingsvragen voor een medewerker, twaalf voor een leidinggevende, plus drie open vragen. Invullen kost dan ongeveer 10 tot 15 minuten.
- Laat de persoon zelf dezelfde vragen invullen. Het verschil tussen de zelfevaluatie en de scores van anderen is vaak het nuttigste deel van de uitkomst.
- Het formulier is input voor een gesprek, zoals een functioneringsgesprek. Gebruik het niet als beoordelingsformulier.
Een bruikbaar 360 feedback formulier heeft vijf onderdelen:
Houd het kort. Een feedbackgever vult vaak voor drie of vier collega’s een formulier in, en met dertig vragen per formulier worden de laatste antwoorden gehaast en eentonig. Met negen tot twaalf vragen blijft er aandacht over voor de toelichting.
Zet deze tekst bovenaan het formulier en pas de woorden tussen haken aan:
U bent gevraagd om feedback te geven aan [naam]. De feedback is bedoeld voor de ontwikkeling van [naam] en dient als voorbereiding op een gesprek. Ze telt niet mee voor salaris of beoordeling.
[Kies één zin:] Uw antwoorden zijn anoniem: [naam] ziet ze alleen samen met die van de andere feedbackgevers. / Uw naam staat bij uw antwoorden.
Het invullen kost ongeveer 10 tot 15 minuten. Vul het formulier in vóór [datum].
Beoordeel alleen gedrag dat u zelf hebt gezien. Kunt u een vraag niet beantwoorden, kies dan ‘geen zicht op’.
De zin over anonimiteit is de belangrijkste. Kies vooraf en maak dat duidelijk. Wie denkt dat de antwoorden anoniem zijn en later merkt dat ze dat niet waren, geeft daarna zelden nog openhartige antwoorden.
| Score | Betekenis |
|---|---|
| 1 | Nooit |
| 2 | Zelden |
| 3 | Soms |
| 4 | Vaak |
| 5 | Altijd |
| 0 | Geen zicht op |
Bij gedrag werkt een frequentieschaal beter dan een schaal van “helemaal oneens” tot “helemaal eens”. “Komt afspraken na: vaak” beschrijft wat er gebeurt, terwijl “eens” vooral iets zegt over de mening van de feedbackgever. “Geen zicht op” is minstens zo belangrijk. Zonder die optie kiest wie het niet weet vaak een 3, en dan trekt een gok het gemiddelde naar het midden.
Elke vraag in deze 360 graden feedback vragenlijst beschrijft gedrag, en de regel eronder zegt wat een hoge score betekent. Zo’n regel heet een gedragsindicator. Voor een medewerker gebruikt u de eerste drie competenties, samen negen vragen. Voor een leidinggevende of teamleider komt de vierde erbij.
1. Deelt op tijd de informatie die anderen nodig hebben.
Hoge score: collega’s hoeven niet na te vragen hoe het ervoor staat; vertragingen en afhankelijkheden meldt [naam] zodra ze bekend zijn.
2. Neemt andere standpunten mee in voorstellen en besluiten.
Hoge score: vat in een overleg samen wat een ander bedoelt en verwerkt bezwaren zichtbaar in het voorstel.
3. Schrijft mails en berichten waarin meteen duidelijk is wat er van de lezer verwacht wordt.
Hoge score: een bericht begint met de vraag of de conclusie; de lezer hoeft niet na te vragen wat er bedoeld wordt.
Toelichting (optioneel): beschrijf een moment dat bij uw scores hoort.
4. Komt afspraken na.
Hoge score: levert op de afgesproken datum, of meldt ruim van tevoren dat het niet lukt, met een nieuw voorstel.
5. Pakt problemen op zonder dat iemand erom vraagt.
Hoge score: ziet een probleem, ook buiten de eigen taak, en pakt het zelf op of zorgt dat de juiste persoon het weet.
6. Werkt eerst aan wat voor het team het belangrijkst is.
Hoge score: legt uit waarom iets voorgaat, en meldt op tijd als ander werk daardoor opschuift.
Toelichting (optioneel): beschrijf een moment dat bij uw scores hoort.
7. Levert werk waar anderen op kunnen voortbouwen.
Hoge score: werk komt zelden terug voor correcties; collega’s gebruiken het zonder het opnieuw te controleren.
8. Pakt lastige problemen stap voor stap aan.
Hoge score: zoekt eerst uit wat er precies misgaat en legt uit welke oplossingen zijn overwogen.
9. Draagt kennis over aan collega’s.
Hoge score: legt uit hoe iets werkt, zodat een collega het de volgende keer zelf kan, en schrijft het op als meer mensen het nodig hebben.
Toelichting (optioneel): beschrijf een moment dat bij uw scores hoort.
Alleen voor leidinggevenden en teamleiders.
10. Maakt duidelijk wat er van het team verwacht wordt.
Hoge score: benoemt de prioriteiten in het teamoverleg of op schrift, zodat teamleden niet hoeven te raden wat voorgaat.
11. Geeft feedback kort na het moment zelf.
Hoge score: feedback komt binnen enkele dagen, met een concreet voorbeeld erbij, en niet pas tijdens het jaargesprek.
12. Reageert goed als iemand een probleem of fout meldt.
Hoge score: reageert rustig, vraagt eerst naar de feiten en zoekt samen naar een oplossing.
Toelichting (optioneel): beschrijf een moment dat bij uw scores hoort.
De toelichting per competentie is optioneel, maar daar staat vaak de bruikbaarste informatie. Een 4 bij “komt afspraken na” zegt weinig; “de planning voor de klantpresentatie kwam twee dagen eerder dan afgesproken” zegt veel.
Sluit het formulier af met drie open vragen:
Voor feedbackgevers die niet gewend zijn om concreet te schrijven, helpt een korte uitleg vooraf. Die staat in feedback geven: 5 regels en voorbeelden, met vage en concrete zinnen naast elkaar.
Laat de persoon over wie het gaat dezelfde vragen invullen, in de ik-vorm en met dezelfde schaal. Bijvoorbeeld:
Daarna volgen twee open vragen: waar iemand het meest tevreden over is, en wat iemand het komende halfjaar wil ontwikkelen. De volledige zelfevaluatie staat in de downloads hieronder. Het verschil tussen de eigen score en die van anderen is vaak het nuttigste deel van de uitkomst. Wie zichzelf een 5 geeft voor “deelt op tijd informatie” terwijl collega’s een 3 geven, heeft een concreet gespreksonderwerp.
Beide bestanden bevatten de uitleg voor de feedbackgever, de schaal, de vier competenties met gedragsindicatoren, de open vragen en de zelfevaluatie op een aparte pagina. U hoeft geen e-mailadres achter te laten en mag het formulier vrij gebruiken en aanpassen.
Stel u een teamleider voor die een vragenlijst van dertig vragen naar acht collega’s stuurt. Na twee weken zijn er zes formulieren terug, de meeste scores zijn een 3 of een 4 en de open vragen zijn leeg of bestaan uit één woord. Met dit formulier van negen vragen en een gedragsindicator per vraag heeft dezelfde teamleider minder getallen, maar meer zinnen die in een gesprek te gebruiken zijn.
Pas zo weinig mogelijk aan. Vervang hooguit één competentie door iets wat voor uw team echt verschil maakt, en houd de gedragsindicatoren. Een nieuwe vraag zonder gedragsindicator wordt door iedere feedbackgever anders gelezen.
Stel u een zorgteam voor dat het formulier wil gebruiken. “Vakmanschap en probleemoplossing” kan dan plaatsmaken voor “Cliëntgerichtheid”, met een vraag als “Betrekt de cliënt bij beslissingen over de zorg” en als gedragsindicator “legt keuzes uit in woorden die de cliënt begrijpt en vraagt na of het duidelijk is”. De andere competenties blijven gewoon bruikbaar.
Wilt u zelf vragen opstellen voor een andere rol, dan helpt de 360 graden feedback vragengenerator bij een eerste versie.
Op papier werkt dit formulier goed voor één of twee mensen. Bij meer mensen wordt het versturen, herinneren en samenvoegen een klus op zich, en raakt de zelfevaluatie al snel los van de rest.
In Lynxify.me staan bij een nieuw account drie startcompetenties met beoordelingsvragen en gedragsindicatoren klaar. U kiest per feedbackronde de beoordelingsschaal, een feedbackgever kan een vraag markeren als “no opportunity to observe” (de Engelse tegenhanger van “geen zicht op”) en per competentie een toelichting schrijven, en de zelfevaluatie staat in het rapport naast de scores van anderen.
Met het gratis Starter-abonnement kunt u beginnen. Start uw eerste feedbackronde. De app van Lynxify.me is nog niet in het Nederlands beschikbaar; Nederlandstalige gebruikers werken in de Engelse versie.
Hoe ziet een 360 graden feedback formulier eruit?
Een bruikbaar 360 graden feedback formulier heeft vijf onderdelen: een korte uitleg voor de feedbackgever, een beoordelingsschaal met woorden bij elk getal, vragen per competentie met een gedragsindicator (wat een hoge score in de praktijk betekent), de antwoordmogelijkheid ‘geen zicht op’ en twee of drie open vragen. Met negen tot twaalf beoordelingsvragen kost het invullen ongeveer 10 tot 15 minuten.
Waar kan ik een 360 graden feedback formulier downloaden?
Op deze pagina, als Word-bestand en als pdf. U hoeft geen e-mailadres achter te laten. Het Word-bestand kunt u aanpassen aan uw eigen competenties; de pdf is bedoeld om af te drukken. Beide bevatten de uitleg voor de feedbackgever, de schaal, vier competenties, de open vragen en een zelfevaluatie.
Hoeveel vragen moet een 360 graden feedback vragenlijst hebben?
Negen tot twaalf beoordelingsvragen en twee of drie open vragen is genoeg. Een feedbackgever vult vaak voor meerdere collega’s een formulier in, en bij dertig vragen per formulier worden de antwoorden vaak gehaast en eentonig. Minder vragen met een duidelijke gedragsindicator leveren bruikbaardere feedback op.
Is een 360 graden feedback formulier anoniem?
Dat bepaalt u zelf, en u zet het vooraf in de uitleg bovenaan het formulier. Anonimiteit werkt pas goed als er per groep minstens drie feedbackgevers zijn. Met twee collega’s is meestal te raden wie wat schreef, en dan is het beter om de antwoorden op naam te vragen.
Wat is het verschil tussen een 360 graden feedback formulier en een beoordelingsformulier?
Een 360 graden feedback formulier verzamelt feedback van meerdere mensen om iemand te helpen zich te ontwikkelen. Een beoordelingsformulier legt het oordeel van de leidinggevende vast en kan gevolgen hebben voor salaris of contract. Gebruik de 360 graden feedback als input voor een gesprek, en houd die los van de beoordeling.
Dmytro Shtapauk
Praktische tips en ervaring van experts uit de praktijk
