Evaluatiegesprek voeren: vragen per situatie en de 4 fasen

Een evaluatiegesprek is een gesprek op een vast moment, waarin leidinggevende en medewerker samen terugkijken op een afgebakende periode en afspraken maken voor wat volgt. In Nederland gaat het meestal om het einde van de proeftijd, de weken voordat een tijdelijk contract afloopt, de afronding van een project of een halfjaarlijks moment.

Wie op “evaluatiegesprek” zoekt, vindt ook Belgische pagina’s waar hetzelfde woord de jaarlijkse beoordeling betekent, en adviezen waarin het woord een maandelijks gesprek aanduidt. Dat verschil doet ertoe: het bepaalt of een medewerker een gesprek over de afgelopen periode verwacht, of juist een oordeel.

Hieronder leest u wat een evaluatiegesprek is en wanneer u het voert, de vier fasen van het gesprek, vragen per situatie en hoe u zich voorbereidt. Aan het eind staat een korte paragraaf voor medewerkers die zelf een evaluatiegesprek hebben.

Belangrijkste punten

• Een evaluatiegesprek kijkt terug op een afgebakende periode: proeftijd, contract, project of halfjaar. Een functioneringsgesprek gaat over ontwikkeling, een beoordelingsgesprek over een oordeel met mogelijke gevolgen voor salaris of contract.
• Er is geen algemene wettelijke plicht om een evaluatiegesprek te voeren. Uw cao of personeelsregeling kan het wel voorschrijven.
• Plan het gesprek ruim voor het beslismoment. De proeftijd duurt hooguit één of twee maanden, en bij een tijdelijk contract van 6 maanden of langer moet de werkgever uiterlijk een maand voor het einde schriftelijk laten weten of het contract doorloopt.
• De vier fasen zijn opening, terugblik, vooruitblik en afspraken.
• Vraag vooraf twee of drie collega’s om input. Na een paar weken proeftijd heeft een leidinggevende maar een deel van het werk gezien.

Wat is een evaluatiegesprek?

Een evaluatiegesprek is een gesprek tussen leidinggevende en medewerker over een periode die afloopt. U kijkt samen terug, u bespreekt wat er nodig is voor de volgende periode en u legt afspraken vast. Wat het onderscheidt van andere gesprekken uit de gesprekscyclus, is het moment: het hoort bij een einde, zoals de laatste weken van een proeftijd of de afronding van een project.

In Vlaanderen wordt “evaluatiegesprek” vaak gebruikt voor het jaarlijkse gesprek waarin de leidinggevende het functioneren beoordeelt. Sommige Nederlandse adviessites bedoelen er een korte maandelijkse check-in mee. Spreek binnen uw organisatie af welke betekenis u gebruikt, en zeg het de medewerker vooraf.

	Evaluatiegesprek	Functioneringsgesprek	Beoordelingsgesprek
Moment	Einde van een periode: proeftijd, contract, project, halfjaar	Eén of twee keer per jaar	Meestal jaarlijks
Doel	Terugkijken en afspraken maken voor wat volgt	Ontwikkeling en samenwerking	Een oordeel over het functioneren
Wie praat het meest	Beide partijen	Vooral de medewerker	Vooral de leidinggevende
Gevolgen	Kan meewegen in een besluit over proeftijd of contract	Geen directe gevolgen voor salaris	Kan gevolgen hebben voor salaris of contract

Het functioneringsgesprek heeft een eigen artikel, met vragen en een formulier: zo voert u een functioneringsgesprek.

Is een evaluatiegesprek verplicht?

Nee, niet in het algemeen. Er is geen wettelijke plicht om een evaluatiegesprek te voeren. Een cao of personeelsregeling kan het wel voorschrijven, dus kijk daar eerst.

Wat de wet wel regelt, zijn de proeftijd en het aflopen van een tijdelijk contract, en juist op die momenten levert een evaluatiegesprek het meest op. Daarover gaat de volgende paragraaf.

Wanneer voert u een evaluatiegesprek?

Aan het einde van de proeftijd. Bij een tijdelijk contract van 6 maanden of korter mag geen proeftijd worden afgesproken. Bij een tijdelijk contract van meer dan 6 maanden en korter dan 2 jaar duurt de proeftijd hooguit 1 maand, bij een contract van 2 jaar of langer en bij een vast dienstverband hooguit 2 maanden (Rijksoverheid: hoelang duurt een proeftijd). Plan het gesprek dus ruim voor het einde: bij een proeftijd van een maand na twee à drie weken.

Voordat een tijdelijk contract afloopt. Bij een tijdelijk contract van 6 maanden of langer moet de werkgever uiterlijk 1 maand voor het einde schriftelijk laten weten of het contract wordt voortgezet, en zo ja, onder welke voorwaarden. Wie dat niet of te laat doet, is een vergoeding verschuldigd van maximaal een maandsalaris, naar rato van de vertraging (Rijksoverheid: wat is een aanzegtermijn). Plan het evaluatiegesprek daarom zes tot acht weken voor de einddatum, zodat er tijd is om te beslissen en het besluit op papier te zetten.

Na een project. Binnen twee weken na de oplevering, zolang iedereen zich de details nog herinnert.

Halfjaarlijks. Een kort moment tussen twee functioneringsgesprekken in, om afspraken bij te stellen voordat ze vergeten zijn.

De 4 fasen van een evaluatiegesprek

1. Opening. Noem het doel, de duur en wat er met de uitkomst gebeurt. Gaat het gesprek mee in een besluit over de proeftijd of het contract, zeg dat dan aan het begin.
2. Terugblik. Wat ging goed, wat was lastig, welke afspraken zijn nagekomen? Laat de medewerker beginnen en vraag bij elk punt om een voorbeeld.
3. Vooruitblik. Wat is er nodig voor de volgende periode: van de medewerker, van u en van het team?
4. Afspraken en afsluiting. Wie doet wat, en wanneer? Spreek af wanneer u elkaar weer spreekt, en stuur binnen twee werkdagen een kort verslag.

Andere bronnen tellen drie of vijf fasen, of noemen de voorbereiding en de opvolging als aparte stappen. De volgorde is belangrijker dan het aantal: eerst terug, dan vooruit, dan vastleggen.

Vragen voor een evaluatiegesprek per situatie

Goede evaluatievragen zijn open en gaan over concrete momenten. De vragen staan in de je-vorm, zoals de meeste leidinggevenden ze in het gesprek stellen. Kies er per gesprek drie of vier; een lijst van twintig vragen wordt een verhoor.

Einde proeftijd

• “Hoe zijn de eerste weken gegaan, vergeleken met wat je had verwacht?”
• “Welke taak ging je het makkelijkst af, en welke kostte meer moeite dan gedacht?”
• “Wat had je van mij of van het team nodig dat je niet hebt gekregen?”
• “Is de functie wat je ervan verwachtte?”
• “Wat moet er de komende maanden gebeuren om goed in je rol te groeien?”

Voor het einde van een tijdelijk contract

• “Waar ben je het meest tevreden over in deze periode?”
• “Welke afspraken uit ons vorige gesprek zijn gelukt, en welke niet?”
• “Hoe zie je je rol als het contract wordt verlengd?”
• “Wat zou je anders willen in je werk of je taken?”
• “Is er iets wat ik moet weten voordat we een besluit nemen?”

Na een project

• “Wat ging er goed in dit project, en waardoor?”
• “Op welk moment liep het minder, en wat leren we daarvan?”
• “Hoe verliep de samenwerking met de andere betrokkenen?”
• “Wat zou je bij een volgend project anders aanpakken?”
• “Welke vaardigheid neem je mee uit dit project?”

Halfjaarlijks

• “Wat is het afgelopen halfjaar het beste gegaan?”
• “Waar liep je tegenaan, en wat heb je daarmee gedaan?”
• “Welke afspraken staan nog open?”
• “Waar wil je je het komende halfjaar op richten?”
• “Wat kan ik als leidinggevende anders doen?”

Het evaluatiegesprek voorbereiden

Pak de afspraken van het begin erbij: de functieomschrijving, de doelen van de periode en het verslag van het vorige gesprek. Noteer twee of drie concrete voorbeelden, zowel van wat goed ging als van wat lastig was. Een evaluatiegesprek zonder voorbeelden wordt een uitwisseling van indrukken.

Vraag daarnaast twee of drie collega’s die dagelijks met de medewerker samenwerken om een korte reactie.

Stel u een leidinggevende voor die na drie weken proeftijd moet besluiten. Die leidinggevende was in die weken vijf dagen op een beurs en heeft vooral een rustige nieuwe collega gezien die weinig vragen stelt. Twee collega’s zagen iemand die binnen een week de klantvragen zelfstandig afhandelde, en die hulp nodig had bij de eerste offertes. Met die input wordt het gesprek een stuk beter onderbouwd.

Geven alleen u en de medewerker input, waarbij de medewerker een zelfevaluatie invult, dan heet dat 180 graden feedback. Komen er collega’s bij, dan is het 360 graden feedback. Als evaluatieformulier voor collega’s kunt u een kort 360 graden feedback formulier gebruiken, of drie open vragen per e-mail sturen.

Evaluatiegesprek voorbeeld: verslag na de proeftijd

Een fictief voorbeeld van een kort verslag, voor een medewerker klantenservice met een proeftijd van een maand:

• Moment: na drie weken, één week voor het einde van de proeftijd.
• Terugblik: handelt klantvragen sinds week twee zelfstandig af; offertes nog met hulp van een collega. Twee collega’s noemen de snelle overdracht van lopende vragen als sterk punt.
• Vooruitblik: zelfstandig offertes maken binnen zes weken; daarvoor twee keer meelopen met een ervaren collega.
• Afspraken: de leidinggevende plant de meeloopmomenten deze week; over zes weken een kort vervolggesprek.
• Uitkomst: de proeftijd wordt afgerond, het contract loopt door.

Een verslag van vijf regels is genoeg, mits de afspraken concreet zijn en beide partijen het hebben gelezen.

Als medewerker: zo bereidt u zich voor

Hebt u zelf binnenkort een evaluatiegesprek? Neem drie dingen mee: twee of drie voorbeelden van werk waar u tevreden over bent, één punt waar u hulp bij wilt, en uw eigen vragen, bijvoorbeeld over verlenging, taken of ontwikkeling.

Vraag aan het begin wat er met de uitkomst gebeurt. Blijkt het gesprek eigenlijk een beoordeling te zijn, met gevolgen voor uw contract, dan mag u dat benoemen en vragen welke afspraken er gelden.

Een goed evaluatiegesprek begint vóór het gesprek

Een evaluatiegesprek gaat zelden mis in het gesprek zelf. Het gaat mis als het te laat wordt gepland, als niet duidelijk is wat er met de uitkomst gebeurt, of als het oordeel rust op een paar weken waarneming van één persoon. Alle drie zijn te voorkomen met een agenda, een datum ruim voor het beslismoment en de input van een paar collega’s.

Wie die input wil verzamelen zonder losse e-mails, kan dat in Lynxify.me doen: u zet een korte feedbackronde op met vragen die beschrijven wat een hoge score betekent, en u bepaalt per ronde of de antwoorden anoniem zijn. Met het gratis Starter-abonnement kunt u beginnen. Start uw eerste feedbackronde. De app van Lynxify.me is nog niet in het Nederlands beschikbaar; Nederlandstalige gebruikers werken in de Engelse versie.

Veelgestelde vragen over het evaluatiegesprek

Wat bespreekt u in een evaluatiegesprek?

U kijkt terug op de afgelopen periode (wat ging goed, wat was lastig, welke afspraken zijn nagekomen), u kijkt vooruit (wat is nodig en waar wil de medewerker naartoe) en u legt afspraken vast. Bij het einde van een proeftijd of een contract bespreekt u ook wat er met de uitkomst gebeurt.

Is een evaluatiegesprek verplicht?

Nee, er is geen algemene wettelijke plicht om een evaluatiegesprek te voeren. Een cao of personeelsregeling kan het wel voorschrijven. Wettelijk geregeld is de aanzegging: bij een tijdelijk contract van 6 maanden of langer laat de werkgever uiterlijk een maand voor het einde schriftelijk weten of het contract wordt voortgezet. Een evaluatiegesprek ruim daarvoor maakt dat besluit beter onderbouwd.

Wat zijn de 4 fasen van een evaluatiegesprek?

Opening (doel, duur en wat er met de uitkomst gebeurt), terugblik (wat ging goed en wat was lastig, met voorbeelden), vooruitblik (wat is nodig en waar gaat het naartoe) en afspraken (wie doet wat, wanneer, en hoe het wordt vastgelegd). Andere bronnen tellen drie of vijf fasen; de volgorde is belangrijker dan het aantal.

Wat is het verschil tussen een evaluatiegesprek en een functioneringsgesprek?

Een evaluatiegesprek hoort bij het einde van een periode, zoals de proeftijd, een tijdelijk contract of een project, en kan meewegen in een besluit. Een functioneringsgesprek is een vast gesprek over ontwikkeling en samenwerking, in twee richtingen en zonder directe gevolgen voor het salaris.

Wat zegt u in een evaluatiegesprek als medewerker?

Noem twee of drie concrete voorbeelden van werk waar u tevreden over bent, één punt waar u hulp bij wilt en uw eigen vragen, bijvoorbeeld over verlenging, taken of ontwikkeling. Vraag aan het begin wat er met de uitkomst van het gesprek gebeurt.